Hoy dentro de uno de los Procesos  de  Coaching en Comunicación Eficaz que llevo, ha salido la estupenda palabra Procrastinación definida en este caso como pereza por uno de los coachees.

La pereza (latín: acedia, accidia, pigritia) es la negligencia, astenia, tedio o descuido en realizar actividades.

La procrastinación (del latín procrastinare: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables.

Como ves en el fondo la procrastinación empieza por una pereza en hacer frente a una tarea que no te motiva decidiendo hacer otra cosa que realmente te satisface más.

Y ¿quién no ha procrastinado en algún momento en su vida? …. Según diversos estudios el 20% de la población procrastina. Yo siendo honesta contigo puedo decir que lo he hecho,  no una vez sino unas cuantas veces.

Lo importante en este caso es darnos cuenta que, no eres una persona perezosa, hablemos con propiedad, simplemente eres una persona, que estás en un momento de Procrastinación, y esto es lo que marca la diferencia entre las personas que empiezan a gestionar su tiempo y las que seguirán pensando simplemente, que son perezosas.

Como ya te dije en el post ¿Cómo convertir en hábito la No Procrastinación? el primer paso para empezar a gestionar tu tiempo es ser consciente de la diferencia entre pereza y procrastinar, y entre ser y estar.

Una vez que tienes ese momento que llamamos en Coaching Estratégico “Breakthrough” o momento “¡Ajá!”, estarás preparada/o para hacer un excelente uso de la Procrastinación.

Te voy a decir que, es fácil de hacer, pero no te engaño cuando te digo que requiere esfuerzo, trabajo y una ecuación sencilla para empezar a gestionarla. 

Y como sé que tú ya has aplicado esta ecuación y estás preparada para la Acción y lista para el cambio, quiero ayudarte compartiendo aquello que a mí me ayuda a gestionar mejor y más eficazmente la Procrastinación.

¿Cuáles son mis 4 pasos esenciales?

Primero: Toma Consciencia

Ser consciente de que la tarea, objetivo, lo estamos procrastinando, y que ser honestos/as con nosotros/as mismos/as, en decirnos que realmente lo estamos postergando porque no nos gusta lo que vamos a hacer, porque es algo que requiere mucho esfuerzo, porque es compleja la tarea, o porque pensamos que no la vamos a poder hacer y total “¿para qué intentarlo?”. El hablarnos con honestidad, aunque duela en ocasiones, es el primer peldaño para seguir subiendo el resto de escalones.

Segundo: Algunos Trucos

Ya identificada la tarea que estamos postergando, vamos a por ella y podemos hacerlo con varias técnicas que te propongo y que tú podrás elegir en función del tipo de tarea y del resultado que a ti personalmente te dé.

Fragmentación:   divide la tarea en fragmentos más pequeños que te lleven menos tiempo, el objetivo de la fragmentación para mí personalmente y en lo que a mí me resulta eficaz es que te ayuda a dejar de procrastinar y empezar de una vez por todas con la tarea concreta, y pasar a la acción, incluso puedo proponerme cada semana hacer una parte de esa tarea. No busco terminarla, sólo busco comenzar, esto hace que sienta que ¡por fin! He hecho parte de un todo, y parte más parte al final es el todo.

Pomodoro: Hay personas que una vez que consiguen dividir sus tareas, siguen procrastinando porque siempre habrá algo mejor que hacer. Por eso una de las técnicas que puedes aplicar es el Pomodoro que consiste dedicarte a trabajar entre 20-30 minutos con descansos de 5-10 minutos, sobre esa tarea. No todas las personas expertas en la materia recomiendan esta técnica. Pienso que es una más y que cada persona tiene que probarla para ver si es eficaz. A mí me resulta eficaz para tareas que no requieran concentración que son más manuales.

 Time Boxing: si el Pomodoro no es lo que mejor te va entonces puedes utilizar esta otra técnica, considerada por muchos expertos, como una técnica simple pero muy efectiva.

Dedica 2 horas al día para tus proyectos de mayor importancia. “Bloquear tiempo consiste en sistemáticamente reservar tiempo para actividades con alta prioridad (que no necesariamente son urgentes).” Ejemplo que me ha parecido magnífico dado por Jeroen Sangers experto en Productividad www.canasto.es, es el Repaso Semanal.

 Para este experto en productividad esta actividad es imprescindible en su calendario e importante, tanto que el la tiene como actividad semanal repetida.

Pero es curioso cómo se asombran algunas personas cuando les cuento esto, ya que no consideran que el dedicar un tiempo a tener claridad sobre las tareas realizadas y las pendientes en la semana sea importante. Quizás esta sea la diferencia entre una persona que ha aprendido a hacer una buena gestión de su tiempo y las que nos da la sensación de que nunca tenemos tiempo. Pero el tiempo es el mismo para ambas, 24 horas.

Para Jeroen Sangers, cuando utilizamos esta técnica lo que realmente hacemos es “agendar” citas con nosotros mismos, incluyendo por supuesto y ahí estoy totalmente de acuerdo, ese tiempo de ocio necesario para relajar cuerpo y mente, y tener así más energía y más claridad sobre nuestras tareas y objetivos.

Tercero:  Objetivo . 

Me he encontrado con personas que, una vez que han aplicado esa ecuación y ya han decido pasar a la acción y no postergar más esa tarea, incluso una vez que ya la tienen fragmentada y han dejado un tiempo en su día para realizarla, vuelven a procrastinar a los 10 minutos de empezar.

¿Qué piensas que le ha pasado a esta persona?, pues lo que yo me encuentro, es un fallo a la hora de dividir una tarea, o a la hora de aplicar cualquiera de las 2 técnicas comentadas anteriormente.

¿Por qué se produce ese fallo? Lo que yo he descubierto es que en ocasiones dividimos las tareas sin tener en cuenta cual es el tiempo que esos fragmentos de tarea nos van a llevar, encontrándome con personas que dividen y después quieren hacer esa parte en un tiempo que desde el principio es irreal que pueda conseguirse. Con la consiguiente frustración y por tanto la vuelta a la Procrastinación.

Así que sumamente importante es que tengas en cuenta la complejidad de cada tarea, el tiempo probable que te puede llevar, e incluso el enfoque que tu le des, si es hacia conseguir terminarla o simplemente avanzar.

Como puedes observar, realmente aprender a gestionar nuestra Procrastinación sólo es una cuestión de decidir querer hacerlo.

¿Qué es lo que te hace falta para empezar?

ESCRITO PORAna Mª Badiola Fdez.
Psicóloga y Coach en Intervención Estratégica en procesos de crecimiento personal y desarrollo profesional.Ayudar a las personas a Decidir Vivir la Vida que quieren Vivir